ERP基本模块介绍之四：采购管理

ERP基本模块介绍之四：采购管理

　　采购是联系企业的生产需求与物料供应的主要业务，一般来说，采购业务的流程首先是根据采购计划填写采购申请单，当采购申请单得到批准后，开始做采购的准备，这包括得到供应商的价格，了解供应商的信用情况、产品质量和交货进度等，然后可能就与供应商签订采购订单。根据采购订单的内容，企业对供应商发送来的货物，进行数量上的点收和质量上的验收。当验收合格后，采购物品可以正式入库，如果验收不合格，则应该进行退货处理。采购管理是对采购业务过程进行组织、实施与控制的管理过程，目的是提高采购的效率，降低采购的成本。

　　 过去，我国大部分企业在采购管理中采用的是人工管理方式，往往由于缺乏科学、客观和精确的管理和监控手段，使得采购过程中出现很多问题。例如，由于人为过失或故意造假，使得采购环节的信息不准确、不及时，造成采购决策失误，如选择了不合适的供应商；采购到根本不需要的货物、不必要的高价货物或者质量不合格的货物；由于采购数量不足(或过多)、采购时间不及时致使存货不足(或者存货积压)；由于采购业务的不透明，使得采购人员在采购中收取回扣等问题时有发生。采购中面临的种种风险也会波及到企业生产经营的其他方面，使整个企业的生产经营决策承受巨大的风险。因此，采购工作必须做到在恰当的时间、恰当的地点从恰当的来源以恰当的数量、恰当的价格采购到优质的物料，这就需要加强采购管理。采购管理信息化是加强和改善采购管理的一个非常有效的途径。首先，信息系统的客观性可以使采购的内容控制及供应商的选择标准和程序融入计算机工作程序，减少对这些标准和程序的人为改动、省略和滥用。其次，信息的准确性可以大大减少人工作业下的错误率。第三，信息技术的高效性能够解决人工作业下信息生成的低效率问题。最后，信息系统的集成性和共享性大大提高了信息传递的效率，使得从整个企业业务发展高度对采购的各个环节进行信息整合成为可能，全面提高了企业采购管理的效率，进而提高了整个企业生产经营决策的效率。　
企业资源规划(ERP)系统中的采购管理子系统主要包括下面几个功能：(1)采购计划管理：由于物料需求的大部分来自于生产计划产生的需求，也有一部分物料需求来自于库存部门，所以采购计划和申请主要由生产或库存环节提出。在生产和库存等采购申请方的有关申请采购的信息进入采购管理模块后，系统将自动生成采购申请单、采购申请总量等采购计划文档，并从系统中调出有关资料按设置好的审批条件自动对采购申请单进行审批，生成经审批的采购申请单。(2)供应商管理：系统能预先建立供应商档案，同时对首选、次选等供应商进行分类，并建立供应商的供应物品明细。在系统对一批经审批的采购申请单进行批处理生成批采购申请文档后，将自动调出供应商档案，按设置好的供应商选择条件自动选择最优供应商，同时提取出该供应商的详细资料与批采购申请文档一起自动生成一批采购订单。(3)采购订单管理：批采购订单主要包含订货批量、采购提前期、库存量、运输方式、用款计划等内容。批采购订单一生成，系统即在批采购订单与批采购申请单之间进行核对，经确认无差异后进行订单输出，并下发给供应商。系统也可以对下达的采购订单按计划进行跟踪，保证订单按时按质按量完成。(4)收货、退货管理：验收人员将收到货物的数量、质量等信息输入系统，系统即自动生成机读发票及验收报告，并自动在验收报告、发票和订单三者之间进行比较，经确认没有差异的验收报告和发票自动通过批处理形成批验收文档和批应付账款文档。如果验收不合格，则应该进行退货处理，并对供应商进行降级。(5)结算管理。结账付款工作由采购部门配合财务部门来完成，并根据物料的采购结算单据和对采购各种费用的分摊，计算出物料的采购成本。在采购订单交货、收货、入库、付款、考核后，及时结清采购订单。

　　 在ERP系统下，大部分采购信息可以自动生成，只是从供应商返回的订单和发票由于是从外部获得的文件，因而无法由企业内部的计算机系统自行生成。企业间的EDI/XML系统很好地解决了这个问题，它使得采购管理信息化进入更高的层次。通过一种公用的数据交换格式(如EDI或XML)，信息的交流从跨部门的企业内部的封闭式交流扩展成为跨企业的开放式交流，在企业和供应商之间实现了信息共享，为进一步建立电子商务环境下的全球采购系统奠定了基础。